Vous êtes persuadé que votre processus de recrutement et sélection est rigoureux et efficace et pourtant, plusieurs de vos nouveaux employés quittent peu de temps après leur arrivée ? On sous-estime régulièrement l’importance d’un accueil et d’une intégration réussis. En contexte de pénurie de main-d'œuvre, il faut, plus que jamais, redoubler d’effort pour s’assurer de garder nos employés qualifiés.
L’accueil et intégration d’un nouvel employé est d’une importance capitale pour plusieurs raisons :
- Créer un sentiment d’appartenance envers l’organisation.
- Offrir une communication active à l’employé sur les valeurs et les façons de faire de l’organisation.
- Orienter efficacement l’employé lors de ses débuts dans l’organisation.
- S'assurer d’une appropriation efficace des nouvelles fonctions.
- Augmenter les chances de succès et de rétention du nouvel employé.
- Créer un retour sur le capital investi pour donner suite aux efforts de recrutement.
Plusieurs nous demandent comment concrètement augmenter leurs chances de succès afin d’assurer le maintien des nouveaux employés en emploi ? Voici nos quatre meilleurs conseils pour un accueil et une intégration réussis:
1. Investissez du temps dans la préparation
Votre nouvel employé arrive et son matériel n’est pas encore prêt. Vous avez oublié d’aviser l’équipe de son arrivée. Vous n’avez pas prévu à l’avance le travail que vous lui déléguerez. Voici quelques exemples parmi tant d’autres d'oublis qui peuvent nuire grandement à vos chances de favoriser le développement d’un sentiment d’appartenance de la part de votre nouvel employé. La clé d’une intégration réussie est dans la préparation. Plus vous serez préparé pour accueillir et intégrer votre nouvel employé, plus vous assurerez un meilleur taux de rétention et d’un plus grand engagement. Pour ce faire, voici des éléments à ne pas négliger :
- Assurez-vous que l’équipe soit informée de la date d’arrivée du nouvel employé.
- Préparez une chemise, un cartable ou un emplacement virtuel dans lequel le nouvel employé trouvera les documents importants portant sur l’organisation et sur l’emploi.
- Nous vous recommandons également de planifier le programme de sa première journée au minimum (ex. 8h à 9h : visite du bureau, 9h à 10h : rencontre avec le supérieur immédiat, 10h à 11h : présentation des politiques et procédures de l’organisation, etc.)
- Pensez à préparer le matériel et le lieu de travail (s’il y a lieu) du nouvel employé (p. ex. téléphone, ordinateur portable, papeterie, nettoyer la surface de travail, etc.)
- Commandez les fournitures nécessaires à l’avance et assurez-vous que le nouvel employé a tous ses accès (mots de passe, carte magnétique, etc.)
- Planifiez des formations à la tâche, réfléchissez préalablement aux tâches à lui déléguer et aux informations et documents pertinents pour effectuer son travail efficacement. Rien de pire pour un nouvel employé que d’avoir l’impression d’être inutile.
Il est important de noter que cette liste n’est pas exhaustive, mais que vous pouvez faire beaucoup plus : attitrer un mentor, organiser un dîner, affichiez un écriteau « Bienvenue! » sur son bureau, offrir un cadeau de bienvenue, etc. Tous ces éléments réunis démontreront au nouvel employé que vous lui accordez de l’importance et démontreront également un grand professionnalisme de la part de votre entreprise.
2. Donnez une base solide à votre nouvel employé dès son arrivée
L’objectif de l’accueil et l’intégration n’est pas de jeter de la poudre aux yeux du nouvel employé. Il s’agit plutôt de lui faire vivre un avant-goût condensé de la vie dans votre entreprise. Le but ultime du processus d’accueil est de favoriser l’intégration efficace d’un nouvel employé au sein de l'entreprise, dans son équipe et dans son poste. Il est donc essentiel que vous commenciez par la base. Voici quelques éléments importants à ne pas négliger dès son arrivée:
- Faire visiter les bureaux;
- Lui présenter ses nouveaux collègues;
- Discuter de ses fonctions et de ses responsabilités;
- Définir ce qui est attendu de lui en matière de rendement, d’objectifs à atteindre;
- L’informer des politiques et procédures de l’entreprise;
- Élaborer sur la culture organisationnelle ainsi que sur le code de conduite attendue;
- Lui faire part de ses obligations envers l’entreprise et des obligations de l’entreprise envers lui;
- Lui partager de l’information quant à la dynamique de l’équipe, les rituels, la vie sociale dans l’entreprise, etc.
3. Soyez chaleureux et cultivez les émotions positives dans votre entreprise !
Que le nouvel employé soit un nouveau diplômé ou un gestionnaire, le changement est toujours insécurisant. Vous ne souhaitez pas lui mettre de pression avant même qu’il ne commence. Assurez-vous de mettre un peu de chaleur humaine dans votre accueil. Prenez le temps d’aller l’accueillir à l’entrée et accueillez-le avec un grand sourire! Voir un sourire amical est la première chose qui peut l’aider à se sentir plus à l’aise. Les émotions occupent une place importante dans le milieu professionnel. Négatives comme positives, elles sont contagieuses et influencent l’ambiance de travail. C’est pourquoi il est fondamental de cultiver les émotions positives. Elles maintiendront un cadre de travail harmonieux tout en accroissant l’engagement de vos employés.
4. Donnez de la rétroaction et de la reconnaissance
Selon plusieurs recherches, l’insatisfaction à l’égard du superviseur est la principale raison des départs, d’où l’importance d’une bonne rétroaction. Pour ce faire, il faut donc développer et maintenir une relation de proximité entre le superviseur et ses employés. Encore plus vrai avec les jeunes générations de travailleurs qui réclament des attentes claires et qui ont un besoin de reconnaissance dans leur travail. Favorisez le mentorat et le coaching dans votre entreprise. Assurez-vous d’une communication fréquente entre le gestionnaire et le nouvel employé. Clarifiez vos attentes et donnez régulièrement de la rétroaction sur le travail. Rien de pire pour un nouvel employé que de ne pas savoir s’il répond à vos attentes.
Pour en savoir plus ou pour obtenir du support dans la mise en place d’un programme d’accueil et d’intégration, n’hésitez pas à nous contacter.
